Tři tisíce osmdesát pět emailů? Možná dokonce nepřečtených? V době, kdy jsem nepodnikala a newslettery v podstatě neexistovaly, ani mi nenapadlo, že by se emailová schránka mohla stát jednoho dne požíračem času a nervů. Tenhle článek efektivně řeší doručenou poštu (na newslettery a reklamy to chce ještě daleko silnější metr a platí u nich, odhlašovat, co už nečtu, odhlašovat, co už nečtu, odhlašovat, co už nečtu : )

Čím dřív si v doručené poště nastavíte smysluplný systém, tím dřív email začne pracovat pro vás.

Jak se neutopit ve vlastní mailovce

S každým následujícím tipem si ušetříte čas a nervy, zvýšíte kvalitu své práce s emailem a prohloubíte svůj klid.

Tyhle typy fungujou pro jeden inbox, takže máte-li rozseté mailovky po celém internetu, doporučuju je jednak zredukovat a jednak nastavit jedno rozhraní jako hlavní, kde můžete přijímat i rozesílat ze všech adres. Třeba Gmail pro tyhle účely označí odeslanou i doručenou poštu štítkem příslušné adresy, takže vůbec neztrácíte přehled co je co. Nastavení chce trochu technické zručnosti, ale s návodem to zvládnete, nebo někoho poproste, za tu přehlednost to stojí.

1. Nastavte si systém aneb jak začít? Začít!

Systém je svoboda – miluju ten paradox. Hodina práce teď znamená ušetřené dny později.

Podívejte se, jestli se vaše emaily nedají třídit do zhruba 10 tematických složek. Záleží samozřejmě na tom, co děláte – jedině vy to můžete vypozorovat a najít optimální třízení. Já třeba mám Vyřízené objednávky, Vzdělávání, Pozitivní ohlasy... a pak mám Archiv a v něm aktuální rok, minulý rok a OLD, kam každý leden přesouvám vše starší než rok (jestli jsem to nevyřídila a nepřečetla doteď, tak to nemůže být tak důležité. Jestli je to důležité, připomene se to znovu).

Můžete to i smazat, ale já kvůli své práci moc emailů nemažu, protože musím mít možnost vyhledávat zpětně v konverzacích, fakturách a podobně, ale to neznamená, že musím mít vše na očích.

První rok je nejhorší, protože nemáte nastavený systém. Zahlcení by vás ale nemělo nutit to vše odkládat, proto to udělejte jednoduše:

1. Projděte si emaily zpětně 3 měsíce a označte si to, co chcete ještě vyřídit, hvězdičkou
2. Vytvořte si složky dle nejčastěji používaných témat (udělejte si třeba 3, zbytek vás napadne později)
3. Vytvořte složku Vše před |aktuální rok| a tam kromě emailů označených hvězdičkou vše přesuňte
4. Rozhodně tam přesuňte vše, co je starší než 6 měsíců (co jste nevyřídili, už nevyřídíte)
5. A kdyby – máte to v archivu, nic se neděje.

2. Průběžné třízení a novoroční výmaz

Když už systém máte z loňska, tak je to snazší. Místo 2 až 3 tisíců emailů tam na vás v lednovém úklidu čeká max tak 200 až 300, které jste neroztřídily během roku, protože jste nevěděly, co s nimi, nebo jste si bláhově mysleli, že se k nim vrátíte.

Opět stejný postup i při novoročním úklidu:

• Projděte, co zbylo v hlavní složce, označte hvězdičkou a zbytek přesuňte do archivu.
• Hvězdičky vyřiďte.

Začnete tak nový rok lehčeji, s čistým štítem. Takzvaný zero box, kdy máte na začátku roku 0 doručených emailů je pak pro opravdové mistryně. K tomu jsem se já sama ještě nedopracovala. Ani nevím, jestli je to úplně potřeba, ale mít schránku, kde všechny emaily které potřebují vyřídit, se vejdou na jednu stránku – to je parádně uklidňující, takže hurá, směle do toho, dámy.

Jak nastavit, aby pracovala pro vás, ne vy pro ní

3. Přehlednost na první pohled – barvy a značení

Tak už máte v doručené poště maximálně pár desítek mailů, které musíte nějak vyřídit. Teď si nastavte systém označení.

• Jak budete označovat, co je třeba vyřídit co nejdříve?
• Jakou barvou označíte emaily, které je fajn odpovědět, ale klidně to počká pár dní?

Systém je zas na vás, co potřebujete vy. Já třeba mám řadu emailů, v nichž vím, že jsou informace, ke kterým se budu muset vrátit (číslo jízdenky a podobně), ty označuju na Gmailu modrým íčkem a podobně. Díky tomu je sice mam v poště, ale vím, že jim nemusím věnovat žádnou pozornost.

4. Pěkně do časové ohrádky – vypněte notifikace

Věnovat se emailu jen v omezený čas je alfa a omega duševního zdraví. Neměl by to být ani náš nejproduktivnější a nejkreativnější čas – ten si prostě nechejte na lepší jahůdky, na tvorbu, na náročné úkoly. Na emaily můžete být i trochu unavenější, je prospěšné, když je trochu odbydete, protože oni mají tendenci zabrat tolik času, kolik si ho na něj vyhradíme.

Prostě šup šup a hotovo.

On se svět bez vás chvíli obejde. A vy bez něj.

Život bez notifikací (ano i bez pípání Messengeru) je život bez vnitřního napětí. Ozkoušeno, potvrzeno. Máte-li tu úchylku pořád sahat po telefonu, zde několik tipů:

• schovejte ho do skříně nebo ještě dál
• kdykoliv máte nutkání, udělejte si na speciální papír čárku nebo smajlíka (zmírní to nutkání a navíc si spočtete, jak vám to užírá pozornost a energii)
• využívejte blokátory konkrétních stránek v konkrétní denní době nebo o víkendu

5. Stručně je taky slušně + šablony

Jestli si psaním emailů vyloženě nevyděláváte nebo si nepíšete s přáteli a rodinou, vždy uvažujte, zda musíte odepisovat dlouze. Stručně je taky slušně. Navíc i ostatní ocení, že nemusí u emailu trávit tolik času.

Jestli vám to zpočátku nejde, klidně si nastavte minutku. Krátce, stručně a k věci.

Vyprdněte se i na složité formátování. Email není trvanlivá věc, nevěnujte čas něčemu, co za pár minut upadne v zapomnění. Zvýraznit důležitou informaci, výzvu, smajlíka ve formě : ) , něco dát do odrážek to ano, ale jinak emaily nešperkujte, myslete na sebe, na ušetřený čas – sekundy dnes, příští týden minuty, za rok hodiny.

Na nejčastější odpovědi používejte šablony. Ušetří tunu času při opakujících se situacích – vypozorujte, jaké to jsou – kdy opakovaně píšete v podstatě to samé. A udělejte si složku Šablony a v předmětu si pojmenujte, o jakou situaci jde, odkud text pak jen kopírujete a doplníte email, datum, číslo faktury dlužníka nebo co je potřeba.

6. Úkoly si vypište do stávajícího plánu, nedělejte je hned

Určitě znáte ta rána, kdy vstanete, otevřete tu “nevinnou” emailovou schránku a cvak, je večer, a vy jste neudělaly nic, co jste chtěly. Celá potíž je, že dokud emaily leží neotevřené, vládnete svému času vy. Jakmile je otevřete, můžete se nevědomě svézt na pocitu akutnosti – problémy k vyřešení, žádosti k vyřízení nebo jen prosby o pozornost a reakce – to vše se najednou jeví jako nejdůležitější.

Naučte se od toho odstoupit, jsou to žádosti druhých a nemají právo (většinou) vám překopat celý plán. Jsou přece dny, kdy email otevřete až za dva dny a taky se to nepo* nebo se to dokonce vyřeší samo.

Máte někomu zavolat, opravit něco v pracovních dokumentech, přepsat celou výroční zprávu? Naplánujte si to a vyhraďte tomu tolik času, kolik to zabere, aniž byste musely být vy ve stresu (v mnoha případech jsou totiž druzí samy lajdáci a pak to hrnou na nás – naučte se rozpoznávat tyhle momenty a tyhle typy lidí a dejte tam jasnou stopku).

• Zabere vám řešení max dvě minuty? Udělejte to, potvrďte a email archivujte.
• Zabere to víc? Naplánujte, informujte, označte email a po vyřízení archivujte.

6. Dny bez emailů a bez online

Dopřejte si tu blaženost pár dní v roce být mimo. Pokud vaše práce vyžaduje být ve střehu, můžete schránku otevřít a podívat se, kdo píše a zda se předmět nejeví jako pohotovost. Když ne, tak nechte nepřečtené a zavřete.

Nastavte si offline soboty nebo neděle (nebo středy, to je fuk).

Chce to disciplínu, nic jiného vám nepomůže než špetka vlastního zabejčení.

Pro klid duše si můžete nastavit automatickou odpověď, že se k emailům dostanete toho a toho datumu + telefon, kdyby to bylo opravdu urgentní.

Novoroční výzva

Vytvořte si složku ARCHIV

A podsložku Vše před 2022, kam přesuňte maily starší než rok

Projděte rok 2021 (stačí i poslední 3 měsíce a zbytek archivujte) a vytvořte si složky nejčastějších témat

Například Pracovní zadání, Rodina, Objednávky, Nápady… (prostě co chcete mít pohromadě)

Do těchto složek rozházejte většinu loňských emailů (nebo emailů z posledních třech měsíců)

Zbylé označte barvami dle libosti (žlutá – odepsat, červená – vyřídit, modrá – důležité informace…)

  A to, co už není třeba číst nebo řešit, taky hoďte do Vše před 2022

Vytvořte si v Archivu podložku Rok 2022

A v roce 2022 už vše vyřízené třiďte rovnou do jednotlivých složek a archivu 2022

A v lednu 2023 znovu

 

V doručené poště vám tak zůstává jen to, čemu je třeba věnovat pozornost a máte v sobě daleko větší klid Co vy na to? Aplikujete? Jdete do toho?

Tipy pro vás sepsala na základě 11 let podnikání

Jana Mráčková, Stylové podnikatelky

PS: Máte své tipy, podělte se s námi a ostatními čtenářkami v komentáři : )

Jestli vás téma článku zajímá, mrkněte, co tu k tomu máme dále (níže) a sdílejte článek, pokud se vám líbil. Díky!